Die Eugen Wolf Metallwarenfabrik GmbH & Co. KG zeigt sich hoch zufrieden mit der Integration des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX® in ihre Geschäftsprozesse. Mit 20 Anwendern und nahezu vollständiger Nutzung aller Module und Funktionen der aktuellen Version 7 hat das Unternehmen eine beeindruckende Transformation in der Dokumentenverwaltung erfahren.
Die Eugen Wolf Metallwarenfabrik sah sich einer Vielzahl von Herausforderungen in Bezug auf die Organisation der täglichen Geschäftsprozesse gegenüber. Die manuelle Dokumentenablage und -suche, der hohe Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung und die Schwierigkeit, auf wichtige Informationen zuzugreifen, beeinträchtigten die Effizienz und Produktivität des Unternehmens.
Die Entscheidung, die DOCBOX® zu implementieren, erwies sich als richtungsweisend. Die Anwendung bietet eine umfassende Plattform zur Bewältigung der bestehenden Herausforderungen.
Die DOCBOX® ermöglicht es der Eugen Wolf Metallwarenfabrik, ihre gesamte Buchhaltung nahtlos zu verwalten. Die Prozesse vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung, die Rechnungsverarbeitung bis hin zum Rechnungsausgang wurden automatisiert. Dies hat nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Genauigkeit der Buchhaltung erhöht. Die DOCBOX® wird nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für die Verwaltung aller anderen Unternehmensdokumente genutzt, wie etwa Lieferscheine, Angebote, das Vertragsmanagement und vieles mehr. Die zentrale Speicherung und die benutzerfreundliche Suchfunktion haben die Dokumentenverwaltung erheblich verbessert. Die DOCBOX® fungiert ferner als Wissensdatenbank, die es den Mitarbeitern der Eugen Wolf Metallwarenfabrik ermöglicht, schnell auf wichtige Informationen zuzugreifen. Dies hat die interne Zusammenarbeit gestärkt und die Effektivität bei der Entscheidungsfindung erhöht. Durch die Implementierung eines intelligenten Workflows mit Dokumentenverteilung werden eingehende Dokumente automatisch an die relevanten Abteilungen und bearbeitungsberechtigten Personen weitergeleitet. Dadurch wurden Bearbeitungszeiten verkürzt sowie Prozesse rationalisiert.
Die Eugen Wolf Metallwarenfabrik hat mit der Implementierung der DOCBOX® eine erhebliche Verbesserung ihrer Dokumentenverwaltung und -organisation erreicht. Die Vorteile, die das DMS bietet, sind in den Arbeitsabläufen und der Effizienz des Unternehmens spürbar. Die Implementierung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Sicherheit der Daten.
Harry Pavlacka, Prokurist: „Die Suche nach einem leistungsfähigen Dokumenten-Management-System fand mit der DOCBOX® ein für uns absolut überzeugendes Ende. Es war schnell klar, dass die DOCBOX® unser DMS-System wird: einfache Handhabung, schnelle Suche, großer Umfang und trotzdem klare und einfache Strukturen. Mit der neuen Version 7 wird jetzt alles noch eine Stufe besser. Klare Empfehlung in Sachen Preis und Leistung und wie immer: Top-Leistung von it4office bei der Implementierung.“
Beraten und betreut wird die Wolf GmbH vom DOCBOX®-Vertriebspartner it4office aus Lichtenstein. Das IT-Systemhaus bietet seine Expertise in den Bereichen Beratung, Installation und Schulung an ( www.it4office.de, www.docbox4office.de).
Über Eugen Wolf Metallwarenfabrik GmbH und Co KG, Leinfelden-Echterdingen:
Die EUGEN WOLF Metallwarenfabrik feiert 2023 ihr 100-jähriges Bestehen. Heute zählen neben dem Fach- und Kataloghandel auch Großbetriebe der Automobil- und Elektroindustrie, der chemischen Industrie sowie namhafte Dienstleister zu den Kunden von EUGEN WOLF, einem der führenden Hersteller von Büro- und Betriebseinrichtungen aus Stahl in Deutschland.
Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
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