Die Datenverarbeitung und der Datenaustausch nach GAEB vereinfacht Ausschreibungen, Vergaben und Abrechnungen im Bauwesen. Vorteile ergeben sich zum Beispiel für Architekten und Planer, da Daten ausführender Baufirmen direkt einlesbar sind. Damit lassen sich zum Beispiel Rechnungsansprüche besser nachvollziehen. Eine wichtige Rolle spielt hierbei das Dateiformat GAEB X31. Mit der Software GAEB-Online 2018 lassen sich diese Vorteile bestmöglich nutzen.

Datenaustausch ist für Umsetzung von Bauvorhaben entscheidend

Der Gemeinsame Ausschuss für Elektronik im Bauwesen (GAEB) schafft einen einheitlichen Standard, der den Datenaustausch im Bauwesen erleichtert. Beim Austausch von Bauinformationen sorgen diese Standards dafür, dass allen Anforderungen an elektronische Prozesse eingehalten werden, wie sie sich bei Ausschreibungen oder Vergabeprozessen sowie bei der Abrechnung und der Durchführung von Baumaßnahmen ergeben.
Der GAEB-Ausschuss besteht bereits seit dem Jahr 1966 und widmet sich der Aufgabe, Rationalisierungen im Bauwesen durch die elektronische Datenverarbeitung voranzutreiben. Seit dem Jahr 2005 ist dieser Ausschuss als Hauptausschuss im Deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen eingegliedert. Das Ziel ist es, die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen so effizient wie möglich zu gestalten. Mit den neuen Verfahren zum Datenaustausch auf Basis von GAEB-DA-XML wird dazu ein wichtiger Beitrag geleistet.
Ein effizienter Datenaustausch ist dabei aus verschiedenen Gründen wichtig. Er erlaubt zum Beispiel die Automatisierung von Prozessen, ergänzt die Belegübergabe und erleichtert den Austausch von Daten zwischen den vielen verschiedenen Bau-Abrechnungsprogrammen auf dem Markt. Bauvorhaben lassen sich leichter, schneller und kostengünstiger durchführen, wenn der Datenaustausch reibungslos gelingt.
Die Schaffung von Standards in diesem Bereich ist besonders anspruchsvoll, weil an einem Bauvorhaben so viele Parteien mitwirken. Dazu gehören die Bauunternehmen, Architekten, verschiedene Planer und Handwerker. Doch auch die Behörden müssen immer wieder in Bauvorhaben auf die eine oder andere Weise einbezogen werden. Zudem muss jeder Standard sicherstellen, dass alle technischen Regelwerke des Deutschen Instituts für Normung e. V. (DIN) berücksichtigt werden ebenso wie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB).

GAEB X31 bringt viele Erleichterungen mit sich

Das Format X31 für den Datenaustausch ist beispielsweise eine konsequente Weiterentwicklung der in der Vergangenheit vorgestellten verschiedenen XML-Formate. Erste Dateiformate wurden bereits im Jahr 1985 vorgestellt, Weiterentwicklungen folgten 1990 und 1999.
GAEB X31 erlaubt zum Beispiel, Mengen und Aufmaße für die Verwendung im Bauwesen mit möglichst geringem Aufwand auf elektronischem Wege auszutauschen. Das Format stellt sicher, dass die Daten in einer standardisierten Form in einem leicht lesbaren XML-Dateiformat vorliegen und damit alle am Prozess beteiligten Parteien einfacher mit den Daten umgehen können. Das bietet in der Praxis viele Vorteile zum Beispiel bei der Prüfung von Rechnungen und bei der Freigabe von Zahlungen. In allen Gewerken wird damit eine Beschleunigung des Zahlungsverkehrs erreicht.
Für den Nutzer ergibt sich der Vorteil, dass die Daten automatisch in einer Form vorliegen, die auch dem Prozess der VOB entsprechen. Zu nennen wäre hier zum Beispiel der §14 Abs. 1 VOB/B 2019, aus dem hervorgeht, dass der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abzurechnen hat. Dazu ist es zum Beispiel erforderlich, dass die Rechnungen übersichtlich aufgestellt werden und dass die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen verwendet werden.

GAEB X31 aus Excel erzeugen

Das Dateiformat GAEB X31 ist für alle Anwender im Bauwesen von Vorteil, da es erlaubt, Mengen und Aufmaße nach dem aktuell gültigen Standard GAEB DA XML zu übertragen. Rechnung können damit schneller geprüft und Zahlungen an Baufirmen schneller angewiesen werden.
Eine einfache Lösung, um eine GAEB X31 direkt aus Microsoft Excel zu erzeugen, bietet die Software GAEB-Online 2018 aus Walzbachtal.
Mit der Erweiterung Excel-Aufmaß für GAEB-Online 2018 können Mengen und Aufmaße in Excel ermittelt und diese als GAEB X31-Datei für den Auftraggeber exportiert werden. Dazu wird zum Beispiel eine GAEB-DA86 Datei in GAEB-Online 2018 geöffnet und das GAEB-LV per Mausklick in die gewünschte Excel-Vorlage übergeben. Direkt in Microsoft Excel können nun pro Position die Aufmaß- oder Rechnungsmengen ermittelt und als DA11 oder GAEB X31-Datei exportiert werden. Der Auftraggeber kann die GAEB X31 direkt in sein AVA-Programm einlesen und die Mengen zur Rechnungsprüfung dort verarbeiten. Dieses Verfahren ermöglicht eine schnellere Freigabe von Abschlags- und Schlusszahlungen, beschleunigt die Zahlungsabwicklung und optimiert so die Liquidität ausführender Unternehmen.

Ulrike Braun vertreibt Software rund um das Thema GAEB Ausschreibungen. Die Produkte werden bereits von über 5.000 Kunden zur schnellen Kalkulation zum Beispiel mit MS-Excel® und zur elektronischen Angebotsabgabe im Format GAEB DA84 genutzt.

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