Erfahrungsbericht aus der Beratungspraxis

Der Motor einer Waschmaschine hält ca. 800 Waschgänge durch, ein durchschnittlicher Autoreifen wird Sie ca. 40.000 km weit bringen und Ihr Herz wird ca. 3.000.000.000 Male Blut durch Ihren Körper pumpen. Manche Teile verschleißen schneller, andere langsamer. Vieles lässt sich ersetzen, vieles auch nicht. Lassen Sie uns doch einmal gemeinsam einen Blick auf die Ersatzteillogistik werfen. Wir erklären noch einmal die Basics zur Ersatzteillogistik und teilen mit Ihnen abschließend in unseren 5 Phasen, wie Sie eine wettbewerbsfähige Ersatzteillogistik aufbauen können.

Die Frage, warum es Ersatzteillogistik überhaupt gibt, lässt sich relativ schnell und einfach beantworten. Wie bereits eingangs erwähnt, unterliegt fast alles in unserer Welt irgendeiner Form von Verfall oder Verschleiß. Das bedeutet, dass jedes produzierende Unternehmen sich früher oder später Gedanken darüber machen muss, wann die eigenen Produkte (oder Teile davon) aufhören zu funktionieren – auch wann sie damit aufhören sollen. Egal ob aufgrund des natürlichen Verschleißes oder aufgrund von Sollbruchstellen, am Ende müssen die benötigten Ersatzteile den Kunden erreichen und das möglichst bedarfsgerecht und kostengünstig.

Moderne Informationssysteme ermöglichen eine Steigerung der Transparenz und Optimierung entlang unserer Supply Chains. Somit wird das Thema Ersatzteillogistik nicht nur deshalb so stark vorangetrieben, weil wir es heute besser Monitoren können, sondern auch weil wir die low hanging fruits in der Supply Chain oft schon geerntet haben.

Der richtige Blickwinkel ist entscheidend – wo muss man anfangen und wie weit sollte man gehen?

Die Ersatzteillogistik richtig anzugehen ist nicht einfach und durchaus eine komplexe Aufgabe. Grundsätzlich müssen Sie Ihre gesamte Supply Chain betrachten und von Zulieferern, über die Produktion, Logistikzentren bis hin zum Vertrieb bzw. Handel alle Ebenen berücksichtigen.

Dabei müssen Sie pro Kettenglied in dieser Supply Chain einige Richtlinien festlegen, die klar Mengen, Bedarfe, die Art der verschiedenen Bedarfe und Abhängigkeiten voneinander abgrenzen und regeln.

Darüber hinaus sollten Sie berücksichtigen, dass vor dem Hintergrund dieser Richtlinien verschiedene Beschaffungs- und Bestandsstrategien ausgewählt werden müssen. Deshalb muss in jeder Ebene entschiedenen werden, ob sie lieber zentralisieren oder lokal bleiben sowie ob Sie auf Bestand produzieren (Make to Stock) oder nur nach direktem Bedarf (Make to Order). Hierzu schauen wir im nächsten Schritt einmal darauf, was eigentlich Ersatzteile sind.

Ersatzteil ist nicht gleich Ersatzteil

Wenn wir von Ersatzteillogistik sprechen, dann sprechen wir zum einen von Ersatzteilen, doch differenzieren wir in der Praxis vielmehr zwischen Ersatzteilen, Verschleißteilen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Dabei verstehen wir unter Ersatzeilen die Teile und Komponenten, für die eine längere Lebensdauer vorgesehen ist. Richtig konstruiert und eingesetzt, sollen diese lange halten und sie machen die wesentlichen Bestandteile bzw. das Produkt an sich überhaupt erst aus.

Als Verschleißteile sehen wir die Bestandteile des Produkts, welche sich aufgrund der Art und Weise der Produktnutzung einfach schneller abnutzen – dies lässt sich auch aufgrund von Naturgesetzen oftmals nicht vermeiden. Nehmen wir hierzu wieder das Beispiel eines Autoreifens. Um sicher auf der Straße fahren zu können, muss dieser eine gewisse Stabilität aufweisen, allerdings wissen wir auch, dass beim Fahren zwischen dem Reifen und der Straße sogenannte Reibung entsteht. Diese Reibung ist wichtig, dass wir uns vorwärtsbewegen und, dass das Auto stabil auf der Straße fährt. Dennoch führt die Reibung auch dazu, dass der Reifen Kilometer für Kilometer an Substanz verliert. Das Profil wird immer flacher und ab einem gewissen Punkt ist die sichere Oberfläche des Reifens verschlissen und ein neuer muss her.

Klassische Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sind auch als einfache Inputfaktoren bekannt. Zu ihnen zählen typischerweise Materialien, die die Funktion eines Produkts lediglich unterstützen. Um beim Autobeispiel zu bleiben, können Sie hier an AdBlue oder Motorenöl denken. Diese stiften für Sie keinen besonderen Nutzen, aber sie reduzieren beispielsweise die Emissionen Ihres Autos oder helfen Ihrem Motor sich geschmeidiger bewegen zu können.

Über diese 5 Phasen hinweg erschaffen Sie eine State-of-the-Art Ersatzteillogistik

Im ersten Schritt stellen Sie einige Annahmen auf und definieren die Grundlagen für Ihre Supply Chain. Auf Basis der ersten Erkenntnisse müssen Sie nun ein Grobkonzept mit verschiedenen Szenarien für die Ersatzteillogistik entwickeln. Dieses illustriert zum einen die richtige Standortwahl für Ihre Warehouses, aber auch deren Layout und Infrastruktur. Wenn Sie sich anschließend für einige Szenarien entschieden haben, gilt es jeweils in die Detailplanung einzusteigen, die Szenarien weiter zu fundieren und eine entscheidungsreife Strategie zu entwickeln.

Pro Phase sollten Sie sich mit den folgenden Aufgaben genau auseinandersetzen:

(1) Supply Chain Grundlagenentwicklung: Sammlung und Auswertung aller Informationen in Bezug auf das aktuelle Setup Ihrer Ersatzteillogistik. Insbesondere hier müssen Sie sicher gehen, eine gewisse Datenqualität zu erreichen und möglichst alle Bedarfe aufnehmen zu können. Alle daraufhin noch offenen Lücken, können mit Referenz und oder Benchmarkwerten aufgefüllt werden. Derartige Werte haben Sie entweder selber vorrätig oder erhalten diese beispielsweise von einer Unternehmensberatung.

(2) Standortwahl und -analyse: Für diesen Schritt müssen Ihre ein- und ausgehenden Materialflüsse aufgenommen und analysiert werden. Über eine Simulationssoftware ist es somit möglich den bzw. die geografisch optimalen Lagerstandort(e) für Ihre Ersatzteillogistik finden. Somit erhalten Sie bereits erste Szenarien und Übersichten zu möglichen Transportkosten und Lieferzeiten.

(3) Bestimmen und Dimensionieren von Lagerstandorten: Je nach Standortszenario ist es nun wichtig sich auf einige Beschaffungs- und Bestandsstrategien festzulegen. Dieser Schritt ist entscheidend um den eigentlichen Logistikbedarf für die in Betracht gezogenen Lagerstandorte berechnen zu können. Hierzu zählen der voraussichtliche Lagerbedarf, voraussichtliche Logistikkosten (Personal, Infrastruktur, Fläche, IT, …), optimale Handlingprozesse und der Grad der Automatisierung.

(4) Finalisierung der Standortwahl: Da Sie nun über einige Szenarien und erste Prozess- und Kostenstrategien verfügen, gilt es nun zur Finalisierung Ihres Ersatzteillogistikkonzepts voranzuschreiten. Entscheidend ist ab diesem Punkt Ihre voraussichtliche Hochlaufkurve und für wann Sie den SOP setzen wollen – denn dadurch können bereits einige Szenarien an der zeitlichen Machbarkeit scheitern. Des Weiteren sollten Sie in diesem Schritt eine Make-or-Buy-Analyse durchführen, um aus strategischer Sicht nachvollziehen zu können, welche Ebenen der Supply Chain selber durchgeführt und welche outgesourced werden sollten.

(5) Erhöhung des Detailgrads und Finalisierung des Logistikkonzepts: Abschließend müssen Sie für die übrig gebliebenen Szenarien das Logistikkonzept verfeinern und entsprechend weiter anpassen. Dazu zählen ein Materialflussdiagramm unter Berücksichtigung des jeweiligen Logistikkonzepts, eine genaue funktionale Analyse hinsichtlich der Personal- und Materialbedarfe sowie eine engere Auswahl an Automatisierungslieferanten für die zukünftige Abwicklung.

Für die Erfolgreiche Umsetzung aller 5 obengenannten Phasen benötigen Sie Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung im Supply Chain Management, Projektmanagement und in der Materialflussplanung. Unserer Erfahrung nach brauchen Sie – je nach Komplexität und Anzahl beteiligter Mitarbeiter – zwischen 9 und 12 Monaten zum Abschluss aller 5 Phasen. Auch stecken hinter den erwähnten Inhalten noch viel mehr Faktoren welche den Erfolg eines solchen Projekts sicherzustellen können, aber das würde den Umfang dieses Beitrag sprengen. Nichtsdestotrotz hoffen wir, dass wir Ihnen eine Orientierung zum Thema Ersatzteillogistik geben konnten.

Beschäftigen Sie sich aktuell mit Ersatzteillogistik und/oder stehen Sie gerade von einer Frage- oder Aufgabenstellung zu dieser Fachdisziplin? Themen genau wie dieses zählen bei uns zum Tagesgeschäft und gerne teilen wir unsere Erfahrungen mit Ihnen. Wir freuen uns darauf von Ihnen zu hören!

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