GetMyInvoices erhält Briefpost und Papierdokumente digital von Dropscan
Lübeck/Berlin. Mit der neuen Schnittstelle zu Dropscan integriert GetMyInvoices die Digitalisierung von Briefpost und Papierdokumenten in sein Rechnungsmanagement. Unternehmen können somit sämtliche Belege, Quittungen, Rechnungen sowie Konto- und Kreditkartenauszüge zentral in GetMyInvoices verwalten – unabhängig davon, ob sie diese auf dem physischen oder digitalen Postweg erhalten, über die Scan-App erfassen, aus Drittsystemen importieren oder von Portalen automatisiert herunterladen.
„Mit der Scanbox, unserem digitalen Briefkasten, empfangen wir nicht nur die tägliche Briefpost, sondern auch Papierdokumente aller Art, die unsere Kunden an uns senden“, sagt Christian Schulte, Geschäftsführer der Dropscan GmbH, und erläutert: „Der Inhalt aller Sendungen wird auf Anforderung vollständig digitalisiert, egal ob es sich dabei um einen Brief oder einen Karton voller Aktenordner handelt. Nach dem Scannen erhalten unsere Kunden die digitalen Dokumente automatisch über Schnittstellen in externen Lösungen, wie GetMyInvoices.“
Unternehmen, die ihre Briefpost digital in GetMyInvoices empfangen wollen, erhalten von Dropscan eine individuelle Postanschrift, an die sie ihre Briefpost per Nachsendeauftrag weiterleiten oder ihre Papierdokumente direkt dorthin schicken. Die in der Scanbox eingehenden Rechnungen werden von Dropscan digitalisiert und anschließend automatisch in GetMyInvoices im PDF/A-Format gespeichert. Hier werden sämtliche Belege automatisch den jeweiligen Kreditkarten- und Kontotransaktionen zugeordnet. Die OCR-Engine von GetMyInvoices liest enthaltene Daten aus und überträgt sie wahlweise an Drittsysteme, wie beispielsweise Buchhaltungssoftware. Zusätzlich optimiert GetMyInvoices die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, indem ihm die Buchhaltungsunterlagen weitergeleitet werden.
„Mit der Schnittstelle zu Dropscan haben wir die letzte Lücke geschlossen“, sagt Björn Kahle, COO von fino, das als Fintech-Startup die Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices anbietet. „Denn nun können unsere Kunden auch Rechnungen, die sie noch in Papierform auf dem Postweg erhalten, automatisiert in unsere Lösung integrieren. Somit stehen alle Belege zentral zur Verfügung.“
Darüber hinaus bietet Dropscan an, Bestandsakten zu digitalisieren. Im Zusammenspiel mit GetMyInvoices können somit Unternehmen sämtliche steuerlich relevanten Dokumente bequem und platzsparend über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahren.
Über die Dropscan GmbH:
Dropscan bietet einen Scanservice für Briefpost und Papierdokumente in der Cloud für KMUs und Privatpersonen. Alle Kunden erhalten eine individuelle Postanschrift, die sog. Scanbox-Adresse, an die sie ihre Briefpost per Nachsendeauftrag weiterleiten oder ihre Papierdokumente einsenden. In einer Webapplikation kann der Kunde den Empfang und die Verarbeitung seiner Sendungen komplett online in seinem sicheren Dropscan-Konto steuern. Eingehende Sendungen werden auf Anforderung gescannt und als revisionssichere PDF/A-Dateien zur Verfügung gestellt. Anschließend können die Sendungen datenschutzgerecht vernichtet, auf dem Postweg weitergeleitet oder langfristig sicher archiviert werden. Über regelbasierte Workflows kann die Postverarbeitung auch vollständig automatisiert werden. Mit Hilfe von Integrationen werden die digitalen Dokumente über eine sichere Schnittstelle an externe Drittsysteme (z.B. Cloud-Storage, E-Mail, Finanzbuchhaltungs-, CRM- oder DMS-Systeme) automatisiert zur Weiterverarbeitung übergeben.
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GetMyInvoices ist eine Lösung für cloudbasiertes Rechnungsmanagement, die insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen adressiert. Sie ruft aus 5.000 Online-Portalen sämtliche Rechnungen automatisch ab – inklusive Erfassung von Rechnungsdatum sowie -summe. Zusätzlich importiert die Software Rechnungen, die per E-Mail eingehen und per Smartphone oder Tablet gescannt werden. Das Ablegen der Dokumente erfolgt übersichtlich in einer zentralen Belegverwaltung. GetMyInvoices ermöglicht die Synchronisierung der Rechnungen mit anderen Systemen, Online-Buchhaltungen und Steuerberatern. Darüber hinaus können die Belege per E-Mail, FTP oder WebDav in Buchhaltungsprogramme und Dokumenten-Management-Systeme übertragen werden. Die Lösung ist intuitiv zu bedienen und teamfähig. Anwender profitieren von mehr Übersicht, weniger Aufwand bei der Buchhaltung sowie mehr Zeit für unternehmerische Ideen. GetMyInvoices ist in fünf Leistungsumfängen erhältlich: Essential, Small, Standard, Professional und Enterprise. Weitere Informationen: www.getmyinvoices.com
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