Eine hohe Komplexität sowie der Einsatz neuer und noch weitgehend unbekannter Technologien sind nahezu allen IT-Projekten gemein. Nicht wenige scheitern auch daran. Um IT-Projekte erfolgreich umzusetzen, ist ein umfassendes und konsequentes Projektmanagement unabdingbar. Dabei müssen dem Beratungsunternehmen iTSM Group zufolge vor allem 5 Aspekte besondere Berücksichtigung finden.
Klares Projektziel
Die wesentliche Voraussetzung für erfolgreiche IT-Projekte ist laut iTSM Group ein klar definiertes und abgrenzbares Projektziel, das überdies auch realistisch sein muss. „Kosteneinsparung oder schnellere Bearbeitung von Anfragen sind keine solchen Ziele“, so Tobias Beckmann, Head of Digital Service Advisory bei der iTSM Group. „Die gewünschten Verbesserungen sollten präzise beschrieben werden. Die bekannte SMART-Formel ist eine Möglichkeit Ziele zu beschreiben. Das Ziel sollte spezifisch, messbar, akzeptiert, relevant und terminiert sein, nur so ist der Projekterfolg zu erreichen.“
Alle Stakeholder einbeziehen
Die zweite und oftmals ignorierte Voraussetzung ist die frühzeitige Einbeziehung aller Stakeholder. So sollten laut iTSM Group schon in der Planungsphase nicht nur Entwickler, Projektmanager und ggf. externe Berater involviert werden, sondern insbesondere auch die Mitarbeiter und Endanwender in den betroffenen Abteilungen, von deren Input und Akzeptanz der Erfolg des Projekts letztlich abhängt. Je nach Projekt sollten ebenfalls auch Kunden schon während der Definitionsphase eingebunden sein.
Budget und Ressourcen
Eine klare Festlegung des Budgets und der für die Umsetzung erforderlichen Ressourcen ist die dritte Säule erfolgreicher IT-Projekte. „Viele Projekte scheitern oder verzögern sich, weil schlicht die Kosten aus dem Ruder laufen oder die Personalplanung mangelhaft war“, so Beckmann. „Unrealistisch niedrig angesetzte Budgets mögen die Freigabe vereinfachen, sind aber auf lange Sicht kontraproduktiv.“
Strukturiertes Vorgehen
Nicht nur Ziele und Budget müssen eindeutig definiert sein, wenn ein IT-Projekt erfolgreich sein soll, sondern auch das Vorgehen über den gesamten Projektzeitraum. Dieses muss klar strukturiert sein, wobei Frameworks für das Projektmanagement wie etwa PRINCE2® wertvolle Hilfe leisten können. Wichtig sind in diesem Zusammenhang laut iTSM Group auch ganz eindeutige Verantwortungs- und Entscheidungsstrukturen. „Wer die Verantwortung hat, muss auch Entscheidungen treffen können und umgekehrt“, kommentiert Tobias Beckmann. „Das klingt sehr offensichtlich, aber gerade in abteilungs- oder bereichsübergreifenden Projekten wird häufig gegen diesen Grundsatz verstoßen.“
Realistischer Zeitrahmen
Cloud, Microservices und DevOps versprechen heute eine hohe Agilität, aber dennoch bleibt ein realistischer Zeitrahmen immer noch entscheidend für den Projekterfolg. Dieser darf nicht nur die rein funktionale Umsetzung umfassen, sondern muss auch alle Funktions- und Sicherheitstests, den Rollout und die Schulung sämtlicher betroffenen Mitarbeiter beinhalten.
„In unserer schnelllebigen Welt ist kein Projekt vor dem Scheitern gefeit“, so Beckmann. „Aber wer die grundlegenden Erfolgsfaktoren berücksichtigt, hat deutlich bessere Aussichten auf ein erfolgreiches Ende.“
Die iTSM Group besteht aus der im Jahr 2000 gegründeten iTSM Consulting GmbH, als Stammgesellschaft, und ihren hundertprozentigen Tochtergesellschaften, der iTSM-Solutions GmbH, der iTSM Trusted Quality GmbH, der Softpoint Trusted Quality GmbH in Österreich, der Trusted Quality Switzerland GmbH, der Trusted-Quality-srl in Rumänien, der Trusted Quality B.V. in den Niederlanden und der pragmatix GmbH. Alle Einheiten der iTSM Group beherrschen die wesentlichen Wirkungsdimensionen der Digitalisierung und bündeln diese zu einem ganzheitlichen positiven Service-Erlebnis, um die Kundenzufriedenheit zu steigern, eine Differenzierung im Service-Erlebnis zu ermöglichen und Servicekosten zu optimieren. Hauptsitz der iTSM Consulting GmbH ist Bodenheim bei Frankfurt am Main. Die Unternehmensgruppe beschäftigt derzeit knapp 200 Mitarbeiter und betreut rund 750 Kunden aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung.
iTSM Group steht für Inspiring & Tailored Service Mastery.
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