Agiles Arbeiten und Agentursoftware, wie passt das zusammen? David Ihl, Projektmanager bei der österreichischen Digitalagentur LimeSoda, erzählt im Interview, vor welchen Herausforderungen er steht und wie man eine Agentursoftware intelligent mit einem Ticket-System verzahnt.

Hallo David, stelle doch zuerst einmal eure Agentur vor.
Gerne, wir sind eine Full Service Online Agentur. Entstanden ist sie bereits 2002 aus einer Rockband. Nachdem die damalige Website mehr Lob bekommen hat als die Musik der Band, entschlossen sich die drei Mitglieder Philipp Pfaller, Bernd Pfeiffer und Klaus Feiler, ihren Schwerpunkt auf die Entwicklung und Programmierung von Websites zu legen. Der Erfolg gab ihnen recht. Die Agentur ist seitdem kontinuierlich gewachsen, und wir haben eine stabile Basis an Kunden mit sehr vielfältigen Projekten aufgebaut. Mittlerweile arbeiten rund 40 feste Mitarbeiter an unseren drei Standorten Wien, St. Pölten und Linz für LimeSoda.

Welche Bereiche deckt ihr mit eurer Agentur ab?
Wir haben vier Schwerpunkte, die wir einzeln oder als Gesamtpaket anbieten. Dazu zählt der E-Commerce, also die Entwicklung von Webshops. Ein zweiter Bereich ist die Konzeption und Umsetzung von Corporate Websites. In beiden Kompetenzfeldern sind wir sogar ausgezeichnet: zweimal haben wir den Anton Award als beste E-Commerce-Agentur Österreichs gewonnen und auch beim TYPO3 Award konnten wir in zwei Kategorien Erfolge feiern.
Zudem bieten wir alles rund um Social Media an, angefangen von Redaktions-Workshops bis zur Content-Erstellung. Aufgrund der Schnelllebigkeit der sozialen Medien ist an dieser Stelle auch unser Innovationshub verankert. So greifen wir neue Trends schneller auf und arbeiten immer am aktuellsten Stand der Technik. Und als letztes der Bereich Onlinemarketing, der SEA, SEO mit Fokus Onsite-SEO und Programmatic Advertising vereint. Dafür haben wir unsere eigenen Experten im Haus. Generell ist unser Beratungsanspruch sehr hoch und wir legen Wert darauf, keine unrealistischen Versprechungen zu machen.

Du bist ja einer von sechs Projektmanagern, was sind deine Aufgaben?
Als Projektmanager bin ich bereits in die Akquise involviert, kalkuliere Angebote, übernehme teilweise auch die Präsentation und bin direkter Ansprechpartner für die Kunden. Bei der Umsetzung von Projekten wechsle ich in die Rolle eines „Proxy Product Owners“. Das bedeutet, ich vertrete sozusagen die Interessen des Kunden in der Sprintplanung. Außerdem kümmern wir uns im PM-Team um die Ressourcenplanung und die Abrechnung der Projekte.

Das hört sich ja sehr nach Scrum an, wann habt ihr diese Methode eingeführt?
Ja, seit 2017 arbeiten wir mit Scrum. Wir konnten damit unsere Ressourcenplanung und Durchlaufgeschwindigkeit in den Projekten massiv verbessern. Früher haben wir nach dem Wasserfallprinzip gearbeitet. Häufig war da nur ein Entwickler für die Umsetzung einzelner Projekte zuständig. Wenn der ausfiel oder im Urlaub war, hatte man sofort ein Problem. Auch die gleichmäßige Auslastung der Entwicklung war schwierig, zudem haben wir viel länger für die Umsetzung der Projekte gebraucht. Heute bearbeiten wir die Aufgaben im Team, und die Ressourcen sind besser planbar. Die Projekte werden viel besser dokumentiert und die Teammitglieder unterstützen sich gegenseitig, und geben so ihr Wissen und Know-How weiter. Durch die Daily Scrum Meetings stimmen sich die Teams täglich kurz untereinander ab und die Retrospektive, ein Meeting am Ende eines Sprints, hilft uns, die Zusammenarbeit zu verbessern und Fehler zu reduzieren.

Wie passt da unsere Agentursoftware easyJOB hinein?
easyJOB ist bei uns seit 2016 im Einsatz und ist das führende System in unserer Agentur. Hier läuft alles zusammen. Wir pflegen in easyJOB die Stammdaten, kalkulieren Projekte und erstellen Angebote. Auch Stundenerfassung, Abrechnung und Controlling laufen über easyJOB, bis hin zur Überleitung der Daten in die FiBu. Unsere Entwickler schätzen besonders die intuitive Zeiterfassung in easyJOB. Und ich möchte beim Projektmanagement den Komfort bei der Abrechnung nicht mehr missen. Früher saß ich bis zu einem Tag an den Rechnungen meiner Projekte, heute kann ich mich bereits nach wenigen Stunden wieder dem operativen Geschäft widmen.

Auf dem LimeSoda Agenturblog hat David Ihl sehr ausführlich über die Auswahl und Implementierung einer Agentursoftware geschrieben:

Die Kunst, sich selbst zu organisieren – Teil 1
Die Qual der Wahl – Teil 2
Implementierung von easyJOB – Teil 3

Wie verknüpft ihr easyJOB mit eurem Ticketsystem?
Wir haben es mit einem eigens entwickelten Plugin an easyJOB angebunden. Alle Kundendaten und angelegten Projekte werden ausgelesen und im Ticketsystem zum Teil automatisiert erfasst. Vice versa werden Tickets automatisch als Leistung im jeweiligen Projekt in easyJOB angelegt. Je nach Abrechnungsmodus – also nach Aufwand, laut Eingangsrechnung oder Auftrag – übernimmt easyJOB automatisch die entsprechenden Preise aus der zuvor hinterlegten Preisliste. Ist das Ticket abgearbeitet, kann ich schon im System entscheiden, wie viele Stunden ich für die Abrechnung übernehme. Dafür kann ich mir dort die Einkaufs- und Verkaufswerte von easyJOB direkt anzeigen lassen. Die abzurechnenden Stunden werden on-the-fly nach easyJOB übertragen und sind dann in der Projektübersicht im sogenannten Jobblatt sichtbar. Ist das Projekt fertig, erstellen wir aus dem Jobblatt die Rechnung. Natürlich sind dabei auch Teilzahlungen und Zwischenabrechnungen möglich. Über Deeplinks haben wir die Projekte in easyJOB direkt mit den entsprechenden Tickets im Ticketsystem verknüpft. So kann ich schnell dorthin hinspringen, um etwas nachzuschauen.

Habt ihr euch in easyJOB auch eigene Ansichten konfiguriert?
Ja, gerade im Jobblatt haben wir uns zusätzliche Spalten eingerichtet, die farbig visualisieren, wenn Leistungen noch nicht vollständig abgerechnet wurden. Mit der easyDataVisualizer-Technologie von easyJOB können wir ganz einfach die Ansichten nach unseren Wünschen konfigurieren, Spalten ergänzen, die Reihenfolge ändern, farbig unterlegen und sogar Berechnungen anstellen. Im Jobcenter, einer Übersicht über alle Projekte, berechnen wir so den effektiven Stundensatz, er ist ein wichtiger KPI für unsere Auswertungen.

Wie bildet ihr eure Ressourcenplanung ab?
Dazu nutzen wir unsere Scrum-Tools. Früher haben wir auf Basis von Stunden gearbeitet, zuerst pro Mitarbeiter, dann verdichtet nach Teams. Mit dem Wechsel zu Scrum haben wir eine neue Messgröße eingeführt: Story Points. Sie beschreiben die Komplexität eines ToDo“s im Sprint. Die Summe dieser Punkte im Sprint ermöglicht uns die Abbildung von Velocity Charts. Damit kann ich mit der Summe an Punkten im offenen Backlog recht präzise vorhersagen kann, wie viele Sprints im Voraus wir ausgelastet sind. Umgekehrt helfen uns Burn Down Charts, den Projektfortschritt im Auge zu behalten.

Begriffserklärung

User Story: Eine User Story beschreibt eine Anforderung aus der Sicht des Anwenders.
Sprint: Ein Sprint ist ein Arbeitszyklus, der Anforderungen aus dem Product Backlog umsetzt.
Product Backlog: Es enthält alle bekannten Anforderungen und Arbeitsergebnisse, die zur Erreichung des Projektziels umgesetzt oder erbracht werden müssen.
Sprint Backlog: Das Sprint Backlog beinhaltet alle Aktivitäten, die zur Umsetzung der Anforderungen notwendig sind, zu denen sich das Team in der Sprint-Planungssitzung verpflichtet hat.
Daily Scrum: Die Daily Scrum ist eine kurze Besprechung, in der jedes Teammitglied über seine Aktivitäten und Planungen bis zum nächsten Meeting berichtet.
Scrum Master: Der Scrum Master hilft, Scrum richtig anzuwenden. Er unterstützt das Team und stellt die direkte Zusammenarbeit von Product Owner und Team sicher.
Velocity Chart: Zeigt die Summe zugesagter und realisierter Story Points pro Sprint.Burn Down Chart: Dokumentiert den Fortschritt im Scrum Sprint und zeigt die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams.
(Quelle: www.qmethods.de)

Was wäre deine Idealvorstellung für ein Arbeiten mit easyJOB in, sagen wir, drei bis fünf Jahren?
Das Webservice von easyJOB wird massiv unterschätzt. Ich hoffe, dass die Funktionalität weiter ausgebaut wird und externe Systeme leichter andocken können. In einer idealen Welt würde ich mir außerdem wünschen, dass der Scrum-Workflow ohne Kompromisse oder Workarounds zum Beispiel als eigene Erweiterung in easyJOB abgebildet wird. Im Moment ziehen wir unsere Reports zum Teil aus easyJOB aber auch aus anderen Systemen. Es wäre toll, wenn easyJOB der „single point of truth“ werden könnte. Vielleicht mit seiner eigenen Version eines „Data Studios“, also einem Datenvisualisierungs-Tool?

Was wir jetzt schon sagen können: Because stellt auf eine serviceorientierte Architektur um, mit der sich leichter auf easyJOB zugreifen lässt. Erste API-Schnittstellen sind verfügbar und kommen zum Beispiel in unserer neuen App für Termine und Aufgaben zum Einsatz.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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