Wie DUO Collection das gesteckte Ziel erreicht hat, mit dem Update des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Business Central auch das Dokumentenmanagement zu digitalisieren und Prozesse zu automatisieren

Die DUO Collection Import Vertriebsgesellschaft mbH wurde 2003 gegründet. Mit einem partnerschaftlichen Ansatz, langjährigen Handels- und Lieferantenbeziehungen und höchster Zuverlässigkeit in Sachen Qualität und Service, hat sich das Unternehmen seitdem zu einem europaweit agierenden Großhandelsunternehmen für Mitnahme-Möbel entwickelt. Zu den Kunden zählt der filialisierte Möbel-Einzelhandel ebenso wie Unternehmen aus dem Online- sowie dem Lebensmittel-Einzelhandel. Das Kernsortiment umfasst Bürodrehstühle, Relax- und Fernsehsessel, Schreibtische, Esszimmer-Möbel sowie Gaming-Möbel und Zubehör. Je nach Kundenwunsch importiert DUO Collection die Möbel nach Deutschland und in das angrenzende europäische Ausland.

ERP von Microsoft – bewährte Lösung
Bereits seit 2015 wird DUO Collection im Bereich des ERP-Systems von den Experten vom Business-Systemhaus TSO-DATA betreut. Zum Einsatz kam direkt zum Start der Zusammenarbeit die Lösung Microsoft Dynamics NAV, die im Jahr 2022 erfolgreich auf den Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Business Central aktualisiert wurde. Dieses System zur Unternehmensverwaltung ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren möchten und gleichzeitig Geschäftsbereiche transparent verwalten möchten.

Modernes Dokumentenmanagement mit M-Files
Mit der Durchführung des Updates entschied sich DUO Collection dazu, die Digitalisierung im Unternehmen weiter auszubauen und unter anderem das moderne und intelligente Dokumentenmanagementsystem M-Files einzuführen.

Hierfür waren mehrere Gründe ausschlaggebend. Die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung war zeitaufwendig und es fehlte an der Möglichkeit, workflow- bzw. prozessbezogen mit wichtigen Dokumenten abteilungsübergreifend und effizient zu arbeiten. Zusätzlicher Kommunikationsaufwand aufgrund fehlender Transparenz bei der Workflowbearbeitung waren die Folge.

Ferner war das bestehende File-Server-System den Ansprüchen an Flexibilität und Geschwindigkeit nicht mehr gewachsen, die großen Ordnerstrukturen verlangsamten den reibungslosen Informationsaustausch zunehmend. Auch der Wunsch nach unterschiedlichen Ablagestrukturen für die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitenden konnte mit der bestehenden Technik nicht zufriedenstellend gelöst werden.

Nach einer genauen Analyse der Anforderungen und einem Proof of Concept durch die Spezialisten von TSO-DATA kam M-Files mit all seinen Vorteilen zur Lösung der beiden Kernanforderungen ins Spiel.

Mit M-Files immer die richtigen Informationen
M-Files löst das gewohnte Arbeiten in althergebrachten Ordnerstrukturen auf. Entscheidend ist nicht mehr, wo man ein Dokument sucht, sondern welches. So werden die benötigten Informationen viel schneller und zielgenauer für die weitergehende Bearbeitung gefunden. M-Files verknüpft jedes Dokument metadatenbasiert mit Schlagworten und ordnet es bestimmten Klassen (bspw. Angebot, Auftrag, Rechnung) zu. Dadurch ist der Weg zum gesuchten Dokument auf vielfältige Weise möglich und man verliert sich nicht mehr in komplizierten Ordnersystemen.

Doppelt angelegte Dateien oder Duplikate werden automatisch vermieden und alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellsten Version eines Dokuments, Änderungen lassen sich transparent nachvollziehen. Und auf Wunsch kann von jedem Ort und zu jeder Zeit auf das System zugegriffen werden. Ein flexibles Berechtigungskonzept bestimmt dabei, wer auf welche Dokumente zugreifen kann und darf.

„Dass wir nach dem Update unseres ERP-Systems die Chance ergriffen haben, die Digitalisierung des Unternehmens mit Unterstützung von TSO-DATA voranzutreiben, war genau die richtige Entscheidung. Reibungslose Prozesse, bessere Zusammenarbeit und höhere Effizienz zeigen uns bereits jetzt, dass wir die richtigen Tools mit dem richtigen Partner einsetzen. Die Umsetzung in weiteren Unternehmensbereichen ist vor diesem Erfolg bereits geplant.“, so Susanne Tolle, IT & Prozessmanagement bei DUO Collection.

Automatische Belegverarbeitung bietet Sicherheit und spart Zeit
Um im Rahmen des Projektes weitere Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, entschied sich DUO Collection den Rechnungseingangsprozess digital abzubilden. Belege sollten nicht mehr zeitintensiv und durch eine manuelle Eingabe möglicherweise fehlerbehaftet zwischen den Mitarbeitenden hin und her gesendet werden, sondern in einem definierten Prozess im ERP-System automatisch verarbeitet werden.

Diese Anforderung löste TSO-DATA mit einer Erweiterung für das ERP-System Business Central und griff dabei auf das Add-on Document Capture zurück. Document Capture erkennt die relevanten Felder in den Dokumentdateien, liest sie mittels OCR aus und gibt die Inhalte an die entsprechenden Stellen in Business Central weiter. Belege die bereits digital bspw. als PDF oder XML eingehen, werden schnell und automatisch weiterverarbeitet. Papierbelege können per Scan direkt in diesen Prozess hinzugefügt werden. So müssen die Belege nur noch fachlich in Business Central oder M-Files geprüft werden, dies führt zusätzlich zur Vermeidung von Prozessfehlerquellen.

DMS Connector – das reibungslose Zusammenspiel von ERP und DMS
Ein weiterer Bonus ist das reibungslose Zusammenspiel zwischen dem ERP-System Business Central und dem DMS M-Files. Dieses wird mittels einer TSO-DATA Eigenentwicklung realisiert, dem DMS Connector. Der DMS Connector ist ein Add-on für Business Central, welches M-Files nahtlos in Business Central integriert. So ist es möglich, gescannte Eingangsbelege schnell und einfach per Drag & Drop innerhalb der Business Central-Oberfläche direkt in M-Files zuzufügen. Genauso einfach kann aus Business Central auf bereits vorhandene Dokumente zugegriffen werden, die mit dem Kontakt/den Stammdaten bereits verknüpft sind. Dadurch ist es für den Bearbeitenden nicht nötig, zwischen mehreren Programmen oder Oberflächen zu wechseln. Das spart Zeit und erhöht gleichzeitig die Effizienz und Zufriedenheit.

Kurz gesagt – der DMS Connector sorgt dafür, dass Sie zu jedem Vorgang im ERP-System nicht nur den korrekten Aktenordner vorliegen haben, sondern es ist auch direkt die richtige Seite aufgeschlagen und die nötigen Dokumente liegen zum Zugriff bereit oder können per Drag & Drop blitzschnell und treffsicher einsortiert werden. So entsteht zusätzliche Transparenz und Verlässlichkeit für alle Beteiligten bei der Arbeit mit den Geschäftsdaten.

Die TSO-DATA GmbH ist Teil der TSO-DATA Gruppe, die mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den Unternehmensstandorten Osnabrück, Berlin, Nürnberg und Bremen umfasst. Als IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner entwickeln, implementieren und realisieren die Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet die TSO-DATA GmbH Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der TSO-DATA Unternehmensphilosophie „IT im Herzen“.

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