Endlich hat man sich dazu durchgerungen eine Zeiterfassungs-Lösung zu erwerben, dann kommt schon die nächste Herausforderung: Auf was muss man dabei achten?

Zeiterfassungssysteme gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Eine Google Suche bringt mehr als 168.000 Ergebnisse zurück. Allein das zeigt, wie schwer es ist ein geeignetes System zu finden. Dieser Artikel soll helfen, das richtige System zu finden.

Wie viele Mitarbeiter und wie soll überhaupt erfasst werden?

Die offensichtlichste Frage: Wie viele Mitarbeiter sollen die Zeiterfassung nutzen? Da die meisten Anbieter auf Lizenzbasis arbeiten, ist eine genaue Vorstellung darüber von großer Bedeutung für den späteren Kauf -oder Mietpreis.

Als zweites sollte geklärt werden, wie die Zeit erfasst werden soll. Auch hier existieren meist mehrere Möglichkeiten. Klassisch über ein Zeiterfassungs-Terminal das z.B. am Eingang des Betriebs angebracht wird, am eigenen PC oder auch Online über das Smartphone? Meistens ist auch eine Kombination der verschiedenen Erfassungswege möglich.

Und wichtig ist auch, wie viele Mitarbeiter die Verwaltung der Arbeitszeiten übernehmen sollen. Viele Arbeitgeber*innen denken da spontan an den einen! Mitarbeiter der im Büro die Abrechnung macht. Aber was ist, wenn er oder sie krank wird? Und möchten Sie als Chef*in nicht auch die Zeiten der Beschäftigten im Blick haben? Dann wären es schon drei. Und wichtig: In größeren Betrieben kann die Pflege der Arbeitszeiten, also das Nachtragen von vergessenen An -oder Abmeldungen, auch gerne der Vorarbeiter oder Teamleiter übernehmen.

Die Stempeluhr wird digital. Was gibt es hier zu beachten?

Wenn man sich dafür entscheidet, ein klassisches Zeiterfassungsterminal zu erwerben, dann sollte man sich die Frage stellen, wo das Terminal angebracht werden soll. Im Büro genügt ein einfaches Terminal, in der Werkstatt sollte es zumindest staubgeschützt sein. Gerade Logistik-Unternehmen hängen das Zeiterfassungs-Terminal aber auch gerne vor die Eingangstür des Bürogebäudes, damit die Fahrer schon ein -und ausstempeln können, bevor die Büromitarbeiter*innen die Arbeit beginnen. Hier sollte das Terminal dann auch vor Regenfällen mit Schutzart IP65 ausgestattet sein.

Die zweite wichtige Frage: Liegt an der Stelle, an dem das Terminal angebracht werden soll, ein Netzwerkkabel? Wenn nein, dann geht der Anschluss eventuell über WLAN. Wenn auch das nicht funktioniert, dann bleibt nur die Mobilfunk Variante. Dabei wird in das Zeiterfassungs-Terminal eine SIM-Karte verbaut. Das Terminal sendet die Buchungen dann über das Mobilfunknetzwerk. Hierfür genügt zumeist der einfachste Mobilfunkvertrag, da der Datenverbrauch bei Kommen/Gehen Buchungen gering ist.

Aber auch im einfachsten Fall, dass ein Netzwerkkabel verlegt ist, braucht das Terminal zumindest noch Strom. Um ein unschönes Stromkabel zu vermeiden, können Terminals zumeist auch mit PoE (Power over Ethernet) erworben werden. Der Strom wird dabei direkt über das Netzwerkkabel geliefert – das Stromkabel entfällt. Spätestens hier sollte die interne oder externe IT mit eingebunden werden, um die verschiedenen Möglichkeiten abzuklären.

Die Richtung ist gesetzt, jetzt geht es ans Eingemachte

Wer bis hierhin gekommen ist, hat es schon fast geschafft. Aber der wichtigste Teil kommt jetzt trotzdem noch. Eine Zeiterfassung steht meistens nicht für sich allein. Denn eine Arbeitserleichterung wird eine Zeiterfassung nur, wenn sie an die bereits existierenden Systeme angebunden werden kann.

Zeiterfassungs-Systeme sind klassischerweise Zuliefersysteme für Lohn -und Gehaltsabrechnungen wie Datev, Lexware oder andere. Wichtig ist also, dass das ausgewählte Zeiterfassungs-System diesen Export auch unterstützt. Wenn die Lohn -und Gehaltsabrechnung nicht im Betrieb selbst stattfindet, dann sollte ebenfalls der Steuerberater oder das Steuerbüro hinzugezogen werden, um das genutzte Lohnbuchhaltungs-System in Erfahrung zu bringen.

Auf der anderen Seite kann eine Zeiterfassung auch sehr gut mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden. Da eine Zutrittskontrolle aber einen hohen Sicherheitsstandard der Schlüsselkarten/Anhänger erfordert, ist es gut, sich darüber vor einer Anschaffung der Zeiterfassung Gedanken zu machen. Ein Nachträgliches umrüsten der Terminals ist entweder teuer oder vielleicht sogar, je nach Anbieter, gar nicht mehr möglich.

Weiterhin besteht bei vielen Systemen die Möglichkeit Urlaubsanträge digital abzubilden. Solche Workflows erleichtern die Verwaltung, indem das manuelle Übertragen der Urlaube wegfällt und Papier reduziert wird.

Weitere Fragen zur Funktionalität sind z.B.: Schichtbetrieb ja/nein, Übernacht-Erfassung ja/nein, Auftragserfassung ja/nein, Verschiedene Berechtigungen für Vorgesetzte und Teamleiter ja/nein, Buchung von Abwesenheiten wie Krankheit usw. Je detaillierter und klarer die Vorstellungen über die benötigte Funktionalität sind, desto besser und fundierter kann eine Entscheidung getroffen werden.

Kaufen oder Mieten

Sind die Fragen der Funktionalität geklärt, dann stellt sich die Frage, soll das System gekauft und auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert werden, oder kommt auch eine Cloud-Lösung infrage?

Beides hat Vor -und Nachteile und füllt gut und gerne einen eigenen Artikel. Festzustellen ist aber, dass durch die geringeren Einstiegskosten, die meist nur die benötigte Hardware umfasst, der Trend klar zur Cloud Variante geht. Für die Kauflösung spricht die Datenhoheit über die erfassten personenbezogenen Daten. Die Frage der Datenhoheit, kann in einigen Betrieben entscheidend sein.

Unterstützung nach dem Kauf

Zeiterfassungs-Systeme sind komplexe IT-Systeme, die zumeist ohne eine gute Einführung und Nachbetreuung nach dem Kauf, Kopfschmerzen bereiten. Wichtig ist daher auch, dass der Zeiterfassungs-Anbieter umfassenden Service nach dem Kauf anbietet. Dazu gehören zum Beispiel Einführungsschulungen oder Workshops, die helfen, das erworbene Systeme sinnvoll einzusetzen.

Fazit

Sich vor dem Kauf genau zu informieren, hilft das richtige System zu finden. Zu oft ist es schon vorgekommen, dass sich Betriebe vorschnell für einen günstigen Anbieter entscheiden, nur um dann festzustellen, dass die benötigte Funktionalität nicht abgedeckt wird.
Aus diesem Grund haben wir einen Fragebogen erstellt, den Sie kostenlos nutzen können, um Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen anzufragen. Hier geht’s zum Download: https://timepunch.de/resources/Fragebogen_Zeiterfassung.pdf

Nutzen Sie die Möglichkeit, und senden Sie den Fragebogen auch zu uns, der TimePunch KG.
Wir scheuen keinen Vergleich und erstellen Ihnen gerne ein Angebot für Ihr zukünftiges Zeiterfassungssystem.

TimePunch ist einer der führenden Anbieter für Zeiterfassungs-Systeme und von trusted.de als beste Zeiterfassung für KMU 2021 gekürt.

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