Schriftstück, Tageswert u. Prüfwert
Auch in Tagen der Digitalisierung sind Schriftstücke nicht aus dem Unternehmensalltag hinwegzudenken. Eine wichtige Frage betrifft dabei die Wertigkeit. So darf es auch nicht verwundern, wenn in der Prüfung nach dem Tageswert und Prüfwert eines Schriftstücks gefragt wird. Deutschlands Schnell-Lernexperte Dr. Marius Ebert geht in seinem kostenlosen Schulungsvideo dieser Frage nach und erläutert die Unterschiede.
Wer (nicht) schreibt, der bleibt – diese geflügelte Redewendung und ihre Abwandlung sind auch im Unternehmensalltag immer wieder zu hören. Doch bei dem „Papierkram“ ist einiges zu beachten. So gibt es beispielweise Aufbewahrungspflichten für bestimmte Dokumente. Andere dürfen oder gelangen dennoch in die berüchtigte Ablage „P“.
Der Umgang mit einem Schriftstück wird aber von zahlreichen Faktoren bestimmt. Einer dieser Faktoren ist der Wert des jeweiligen Schriftstückes. Damit ist jedoch nicht ein Vermögenswert gemeint, und auch nicht, ob der jeweilige Leser/Sachbearbeiter dem Schriftstück keinen oder einen hohen persönlichen Wert bemisst.
Die entscheidenden Begriffe sind hier die Entscheidungspaare „Gesetzeswert und Dauerwert“ auf der einen Seite und „Tageswert und Prüfwert“ auf der anderen Seite.
Aufbewahrung nach Verwendungszweck
Die letzteren beiden Begriffe lassen sich recht einfach erklären:
-Tageswert eines Schriftstücks bedeutet: Das Schriftstück verliert sofort nach Lektüre seinen Wert. Es wird danach, also nach der Lektüre, sofort vernichtet. Eine weitere Aufbewahrung ist nicht erforderlich.
-Prüfwert hingegen bedeutet: Das Schriftstück wird so lange aufbewahrt, bis der betreffende Vorgang abgeschlossen ist.
Damit wären die Unterschiede dieser beiden Wertestufen für eine entsprechende Prüfungsfrage ausreichend erklärt.
Hier können je nach Situation allerdings noch einige Ergänzungen und/oder Beispiele angeführt werden.
Typische Beispiele für ein Schriftstück mit Tageswert wären Tageszeitung oder unaufgefordert zugeschickte Werbung. Maximal ausreichend ist hierbei die Kenntnisnahme. Der Vernichtung eines solchen Schriftstücks in Papierform entspricht das Löschen eines solchen digitalen Schriftstücks.
Schriftstücke mit Prüfwert-Charakter sind zumeist Bestandteil eines Vorgangs, etwa eine Preisliste oder eine Mahnung. Elektronische Schriftstücke dieser Art sollten entsprechend abgespeichert werden. Nach Abschluss des Gesamtvorganges ist zu entscheiden, ob die Dokumente vernichtet werden können oder archiviert werden sollen/müssen.
Das komplette, kostenlose Video “ Schriftstück, Tageswert u. Prüfwert“ finden interessierte Leser auf der Video-Plattform YouTube. Weitere Hinweise zu diesem und vielen weiteren betriebswirtschaftlichen Themen finden sich ebenfalls auf der Webseite des Unternehmens ( http://mariusebertsblog.com/).
Dr. Marius Ebert ist Deutschlands Schnell-Lernexperte. Sein Schnell-Lernsystem für betriebswirtschaftliche Themen ermöglicht eine schnelle Vorbereitung auf IHK-Prüfungen, wie z.B. Betriebswirt/in IHK, Wirtschaftsfachwirt/in IHK, Technischer Fachwirt/in und diverse Mesterberufe, wie z.B. Industriemeister/in IHK.
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