Im digitalen Zeitalter hat sich vieles geändert, aber die Unterschrift hat ihre Gültigkeit behalten – als elektronische Signatur
Erst eine persönliche Unterschrift macht ein Dokument rechtlich bindend, zum Beispiel auf einem Kaufvertrag, einem Arbeitsvertrag oder etwa die Unterschrift unter einer Rechnung. Aber längst steht fest: Die manuelle Unterschrift ist nicht mehr zeitgemäß, denn sie bedeutet einen Mehraufwand an Zeit, Kosten und nicht zuletzt Ressourcen in Form von Papier.
Überall unterschreiben
Wenn früher eine Unterschrift erforderlich war, mussten sich Mensch und Dokument im selben Raum befinden. Durch die elektronische Signatur ist es möglich, die Unterschrift auf einem Tablet oder Laptop zu leisten – und das, ohne an Gültigkeit zu verlieren.
Daher fiel es der Werbeagentur FiZ-Media leicht, sich auch bei der Unterschrift für die Digitalisierung zu entscheiden. Nun erübrigt sich für diesen Schritt die Gefahr, sich auf dem Postweg zu verzetteln und kilometerlange Fahrten von Ort zu Ort sind Geschichte. Das minimiert Aufwand, Zeit und Kosten erheblich.
Effizienter arbeiten
FiZ-Media arbeitet mit eSignature, einem Produkt von DocuSign, wodurch ehemals manuelle Schritte schneller von der Hand gehen.
Zugleich kommen unterschiedliche Tools und Systeme zum Einsatz, die sich ohne Probleme miteinander verbinden lassen. Damit dauert es nur noch wenige Minuten und nicht mehr Tage, um beispielsweise einen Vertrag abzuschließen. Wiederverwendbare Vorlagen standardisieren wichtige Prozesse und sparen damit Zeit.
Aber nicht nur das: Über die Cloud sind alle Dokumente ortsunabhängig verfügbar und mit Tags oder Suchbegriffen im Handumdrehen zu finden. Das heißt zum Beispiel: Zukünftig muss kein Wald von Archiven und Ordnern mehr durchforstet werden, um die Unterschrift auf einem Auftrag zu überprüfen.
Für Sicherheit ist gesorgt
Das Unterschreiben und Senden von Verträgen per elektronischer Signatur kann praktisch von jedem Gerät aus erledigt werden. Dabei ist mit DocuSign stets für maximale Sicherheit gesorgt:
Das Programm erfüllt sowohl die strengen Sicherheitsstandards der EU als auch der USA. Alle Verträge und andere wichtige Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, werden sicher anhand neuester Technologien verschlüsselt. Digitale Siegel schützen die Dokumente vor unerwünschten Zugriffen.
Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die Identität des Unterzeichnenden verifiziert ist und ihm die Signatur immer zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Das Programm zeichnet alle Vorgänge rund um die Unterschrift auf, was für mehr Transparenz und somit größeres Vertrauen bei den Kunden von FiZ-Media sorgt.
DocuSign bietet außerdem die Möglichkeit, sich bei jedem wichtigen Schritt benachrichtigen zu lassen. Auf diese Weise erhöht sich der Komfort sowohl für die Kunden als auch für die FiZ-Mitarbeiter signifikant.
FiZ-Media ist eine Werbeagentur aus Nürnberg mit 25 Mitarbeitern. Seit über 45 Jahren ist die Agentur in Nürnberg in der Werbeindustrie tätig. Im Laufe ihrer langjährigen Firmengeschichte konnten die Mitarbeitenden eine Menge Erfahrungen aus verschiedensten Werbekanälen sammeln.
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