Der Trend zum papierlosen Büro ist bei den Finanzbehörden angekommen. Das Steuermodernisierungsgesetz bringt die Digitalisierung der Steuererklärung richtig in Fahrt. Steuererklärungen werden idealerweise online eingereicht, vorhandene Daten elektronisch verwaltet und eingespeist, Belege in Papierform nur mehr vorgehalten und die Prüfung erfolgt überwiegend automatisiert mittels Software. Der personelle Einsatz beschränkt sich auf Unstimmigkeiten und komplexe Steuerfälle. Viele Daten fließen somit nicht nur an den Sachbearbeitern im Finanzamt vorbei, sondern auch am Steuerpflichtigen, wenn er sich nicht die Mühe macht, sie auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen.
Fehler sind nicht nur menschlich, sondern bei jedem automatisiertem Vorgang möglich. Bei der Eingabe, Übermittlung und Einbindung der e-Daten können Fehler passieren. Im Ergebnis ist der Steuerpflichtige jedoch für seine Daten verantwortlich. Zahlen, die Institutionen an das Finanzamt übermitteln, werden so behandelt, als ob sie der Steuerpflichtige selbst in die Erklärung eingetragen hat. Daher sollte der Digitalisierung nicht blindes Vertrauen geschenkt werden.
Abgabenordnung regelt Informationspflicht
Jedes Institut, das e-Daten einer Person an das Finanzamt übermittelt, ist verpflichtet, derjenigen Person diese Daten entweder in Briefform oder online im Kundenportal zukommen zu lassen. Das betrifft auch spätere Änderungen der Daten. Schriftstücke des Arbeitgebers, der Rentenversicherungen, der Krankenkasse, der Agentur für Arbeit, der Elterngeldstelle, der Banken und Bausparkassen sollten also unbedingt aufbewahrt und, falls sie nicht vorliegen, zur Kontrolle eingeholt werden. Sind die Beträge auf den Bescheinigungen falsch, so ist der Fehler zunächst direkt beim Aussteller des Schriftstückes zu reklamieren.
Abgleich der importierten e-Daten in ELSTER
Die erste Gelegenheit zur Überprüfung der für die Steuer verwendeten Zahlen ist der Datenimport in ELSTER. Die importierten Beträge sollten mit den vorhandenen Schriftstücken abgeglichen werden. Gibt es Differenzen, hat der Steuerzahler sofort die Möglichkeit, die e-Daten zu korrigieren, indem er sie überschreibt. Der manuelle Eintrag in Feldern von e-Daten führt dazu, dass diese Steuererklärung aus dem automatisierten Prozess herausgenommen und von einem Finanzbeamten geprüft wird. e-Daten werden zwar automatisch übernommen, sind aber für das Finanzamt nicht bindend. Bei einer Abweichung der Angabe durch den Steuerpflichtigen ist der Sachverhalt aufzuklären.
Prüfung der Daten im Steuerbescheid
Wird die Steuererklärung in Papierform beim Finanzamt eingereicht, muss auf den Bescheid gewartet werden. Aber dann sollten die vom Finanzamt verwendeten e-Daten unbedingt überprüft werden. Auch Elster-Nutzern wird empfohlen, die Daten auf dem Steuerbescheid nochmals dahingehend zu überprüfen, ob die eigenen Eingaben im Steuerformular auch tatsächlich übernommen wurden und die Vorausberechnung mit dem Ergebnis im Bescheid übereinstimmt. Wurde z. B. die Arbeitnehmersparzulage nicht gewährt, kann es daran liegen, dass der Bausparkasse keine Zustimmung zur Datenübermittlung erteilt wurde.
Fehlen Daten oder wurden Beträge fehlerhaft übernommen, kann beim Finanzamt ein Einspruch eingelegt oder eine Änderung beantragt werden. Als Nachweis für die beantragte Änderung sind die entsprechenden gesammelten Schriftstücke einzureichen. Der geringere Zeitaufwand bei der Erstellung der Steuererklärung wird so wieder wettgemacht, indem das Prüfen des Steuerbescheids intensiver ausfallen sollte.
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